Rutiner for tilsatte ved bokbestilling
Fra 1. januar 2011 har Penelope Bokhandel og Akademika AS slått seg sammen. Akademika overtar lokaler og avtaler fra Penelope. Høgskolens ansatte trenger derfor kun forholde seg til Akademika AS ved bokkjøp på vegne av HiO.
Forhold rundt bokavtalen
- Kjøp og bestilling av bøker er i henhold til Lov om offentlige anskaffelser, Statens økonomireglement og høgskolens interne retningslinjer.
- Avtalen gjelder kjøp av norske og nordiske bøker som høgskolen skal betale og omfatter derfor ikke kjøp av bøker til studenter eller kjøp av bøker til privat bruk.
- Tilsatte har ikke anledning til å kjøpe bøker for videresalg til studenter eller andre.
- Andre bokhandlere skal ikke benyttes ved kjøp av norske og nordiske bøker.
- Akademika kan også skaffe utenlandske bøker.
- Avtalen ble inngått den 1. november 2007 og omfatter diverse rabatter. Kontakt Akademika (se nedenfor) for opplysninger om disse.
- I henhold til avtalen skal høgskolen ikke faktureres for frakt.
Bestillingen må være skriftlig
- Alle bestillinger skal være skriftlige og forhåndsgodkjent (enkeltkjøp eller kjøp innenfor en godkjent ramme) av en person med budsjettdisponeringsmyndighet.
- Denne godkjenningen skal også være skriftlig og skal sammen med kopi av bestillingen kunne legges frem på et senere tidspunkt.
- Den kan være i form av en e-post eller et annet dokument/skjema med underskrift.
- Dersom avdelingene har egne skjemaer for dette, skal disse brukes.
- Avdelingene har egne kontaktpersoner/innkjøpere som kan kontaktes ved spørsmål.
- Kostnadssted må oppgis ved bestilling.
- Pakkseddel blir levert sammen med boken og denne skal også sendes videre til innkjøper på avdelingen/seksjonen/enheten til oppbevaring.
Bestilling:
Nettbutikken er ustabil for øyeblikket, og dermed er det best å bestille på e-post inntil videre:
Bestillinger på e-post sendes til: storkunde@akademika.no .
- I e-posten må det oppgis navn, avdeling og kostnadssted.
- Man bør kopiere inn så mye som mulig av opplysninger om boken inn i e-posten, evt. hentet fra nettbokhandelen ( www.akademika.no ).
- Kopi av e-posten sendes innkjøper på avdelingen/seksjonen/enheten.
Henting i butikk er også mulig:
Bokhandelen stiller PC til disposisjon slik at man kan sende en skriftlig bestilling fra butikken dersom man ønsker å ta med seg en bok med én gang. Dette forutsetter at det foreligger en skriftlig forhåndsgodkjenning på kjøpet og at disse blir oppbevart etter gjeldende regler og rutiner.
Kontaktperson Akademika Frydenlund (P50): Annette Nordheim, butikkleder: Tlf. 23 33 31 00, faks: 23 33 31 09.
Kontaktperson Akademika P39: Dineen Listoe, butikkleder: 22 59 69 29, faks: 22 59 69 28.
Kontaktperson Akademika P35: Marit Erdal, butikkleder: 22 45 39 39, faks: 22 45 39 38.
Spørsmål om bokavtalene og bestillingsrutiner kan også rettes til Tina Taucher eller Morten Ringøen , PA-kontoret.